Как рассчитать точное количество персонала для сменной работы
Планирование штата для непрерывной (24/7) или многосменной работы — одна из самых сложных задач в HR-менеджменте. Распространенная ошибка — использовать простую арифметику: «3 смены по 8 часов = 3 человека». Этот подход неизбежно приводит к дефициту кадров, выгоранию сотрудников и сбоям в графике.
Почему? Такой расчет не учитывает:
- Выходные дни: Сотрудники не могут работать 7 дней в неделю.
- Норму часов: Стандартная рабочая неделя (например, 40 часов) всегда меньше общего времени, которое нужно покрыть (168 часов в неделю для 24/7).
- Отсутствия: Люди уходят в отпуска, болеют (больничные) или берут отгулы.
Этот калькулятор использует профессиональный HR-подход для расчета FTE (Full-Time Equivalent) — эквивалента полной занятости, — чтобы определить вашу реальную потребность в персонале.
1. Расчет общей потребности (Человеко-часы)
Первый шаг — определить, сколько всего рабочих часов необходимо покрыть вашим персоналом за одну неделю. Калькулятор делает это на основе введенных вами данных.
- $H_{wd}$ (Weekday Hours): Общие часы в будни (5 дней).$$ H_{wd} = (S_{day} + S_{eve} + S_{night})_{wd} \times L_{shift} \times 5$$
- $H_{we}$ (Weekend Hours): Общие часы в выходные (2 дня).$$ H_{we} = (S_{day} + S_{eve} + S_{night})_{we} \times L_{shift} \times 2$$
- $H_{total}$ (Total Hours): Суммарная потребность в часах за неделю.$$ H_{total} = H_{wd} + H_{we}$$
Где:
- $S_{day}, S_{eve}, S_{night}$ — количество сотрудников в дневную, вечернюю и ночную смену.
- $L_{shift}$ — продолжительность одной смены (например, 8 или 12 часов).
2. Расчет базовой потребности (FTE)
FTE (Эквивалент полной занятости) — это не количество людей, а количество ставок, необходимых для выполнения работы, исходя из стандартной нормы часов.
$$FTE_{base} = \frac{H_{total}}{H_{norm}}$$
- $H_{norm}$ — ваша целевая норма часов на одного сотрудника в неделю (обычно 40, но может быть 36 или 32).
Например, для покрытия 168 часов в неделю (24/7) при 40-часовой норме вам потребуется:
$168 / 40 = 4.2$ FTE.
3. Расчет Рекомендуемого штата (FTE с резервом)
Базовый FTE показывает, сколько ставок нужно, если бы люди никогда не болели и не ходили в отпуск. Чтобы график был стабильным, необходимо добавить «процент резерва».
Этот резерв покрывает плановые и внеплановые отсутствия. Стандартный минимальный резерв в индустрии — 15-20%.
$$FTE_{rec} = FTE_{base} \times (1 + \frac{P_{buffer}}{100})$$
- $P_{buffer}$ — ваш процент резерва (например, 15%).
Продолжая пример: $4.2 \text{ FTE} \times (1 + 0.15) = 4.83 \text{ FTE}$.
Это означает, что для стабильного покрытия графика 24/7 вам требуется не 4, а 5 сотрудников.
Интерпретация результатов калькулятора
Калькулятор предоставляет вам полную сводку для принятия управленческих решений.
| Показатель | Что это означает | На что обратить внимание |
| Общие чел.-часы | Суммарный объем работы, который нужно покрыть за неделю. | Это ваша «цена» работы в часах. |
| Базовое FTE | Кол-во ставок, если бы все работали без выходных и отпусков. | Показывает «чистую» потребность в работе. |
| Рекомендуемый штат | Ваш целевой штат. Это реальное кол-во сотрудников (FTE) с учетом резерва. | Сравнивайте это число с вашим фактическим штатом. |
| Дефицит / Избыток | Разница между Рекомендуемым штатом и Доступным персоналом. | Красная зона (Дефицит): У вас нехватка людей, риск выгорания и переработок. Зеленая зона (Избыток): У вас «запас» персонала. |
| Фактическая нагрузка | $H_{total} / \text{Доступный персонал}$. | Если это число > $H_{norm}$ (напр., > 40): Ваши сотрудники систематически перерабатывают, чтобы покрыть дефицит. |
Используйте этот калькулятор, чтобы перейти от интуитивного планирования к точному расчету FTE, основанному на данных. Это поможет избежать выгорания команды, оптимизировать фонд оплаты труда (ФОТ) и обеспечить бесперебойную работу вашего бизнеса.